Forssan helluntaiseurakunnan tietosuojaseloste

  1. Rekisterinpitäjä

Forssan helluntaiseurakunta
y-tunnus: 2845819-5
Nikkilänkatu 2, 30100 Forssa
050-386 9939
seurakunta@fohe.fi    

 

  1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tommi Hintsanen
Nikkilänkatu 2, 30100 Forssa
050-386 9939
tommi.hintsanen@fohe.fi

 

  1. Rekisterien nimet

Jäsenrekisteri
Asiakasrekisteri

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
  • Uskonnollisen yhdyskunnan lakisääteinen velvollisuus pitää jäsenrekisteriä.
  • Käytämme seurakunnan jäsenrekisterin yhteystietoja seurakunnan toimintaan liittyen.
  • Asiakasrekisteriä käytetään erilaisten tapahtumien järjestämiseen sekä tiedottamiseen ja markkinointiin.

 

  1. Rekisterien tietosisältö

Jäsenrekisterin tiedot:

  • Nimi-, osoite- ja yhteystiedot
  • Henkilötunnus
  • Syntymäaika ja -paikka
  • Seurakuntaan liittymisen ajankohta
  • Kaste toimitettu pvm
  • Mikäli tiedossa, myös seuraavia tietoja voidaan tallentaa jäsenrekisteriin:
    Kasteen suorittaja, ammatti, sähköpostiosoite, siviilisääty (toisinaan puoliso), myös lapset, mikäli lapset ovat helluntaikirkon alaikäisiä jäseniä, mutta ei kastettu helluntaiseurakunnan jäsenyyteen, seurakuntaan liittymistapa (kaste, siirtotodistus vai tunnustus), lähiomainen, uskoontulon ajankohta ja paikka, muita tarvittavia tietoja, seurakunnasta pois muuttamisen (ja minne seurakuntaan muuttanut), eroamisen tai kuoleman ajankohta. Hautajaisten ajankohta ja siunaamisen suorittaja. Väestörekisteri, johon jäsen kuuluu. Vapaaehtoistehtävät seurakunnassa.

 

Asiakasrekisteri

  • Asiakasrekisteriin kertyy toiminta- tai tapahtumaluontoisesti kunkin tapahtuman kannalta olennaisia tietoja osallistujista, kuten: nimi-, osoite- ja yhteystiedot; ikä, ruoka-aineallergiat
  • Toimintaan liittyviä muita tarpeellisia tietoja kuten esim. uimataito, mahdolliset sairaudet ja lääkitykset
  • Ala-ikäisten toimintaan osallistuvien lasten huoltajien tiedot

 

  1. Säännönmukaiset tietojen lähteet ja tietojen säilytysaika

Lähteet:
Jäseneksi liittyvän lain edellyttämät tiedot sekä jäseneltä suostumuksella saadut muut henkilötiedot. Mikäli seurakuntalainen siirtyy toisesta seurakunnasta, voidaan tietoja saada seurakuntalaisen suostumuksella myös toisesta seurakunnasta.

Asiakasrekisterin tiedot saadaan suostumuksella ilmoittautumisten yms. yhteydessä.
Tietojen säilytys:
Jäsenrekisteri: Tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on seurakunnan jäsen

Asiakasrekisteri: Lähtökohtaisesti 24kk, erillisellä suostumuksella pidempään.

 

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin. Jäsenen siirtyessä toiseen seurakuntaan voidaan hänen tietonsa välittää uudelle seurakunnalle.

 

  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA- alueen ulkopuolelle.

 

Mahdollisen poikkeuksen tähän tekee seurakunnan toimintaa markkinoiva kohdennettu viestien lähettäminen, jossa kolmannelle osapuolelle annetaan tilapäinen oikeus käyttää asiakasrekisterin tietoja esim. sähköpostien lähettämiseen. Tietojen omistusta ei luovuteta eteenpäin missään tilanteessa.

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen turvallinen käsittely on meille tärkeää.

 

Manuaalinen aineisto:
Paperilla olevat rekisterit säilytetään lukitussa kaapissa toimistossa, jonne pääsy on rajattu vain tietyille henkilöille.

 

Sähköisessä muodossa oleva aineisto:
Käytämme seuraavia suojatoimia tietoturvallisuuden varmistamiseksi:

  • Järjestelmien sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.
  • Järjestelmä on suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
  • Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät ja nimetyt henkilöt.
  • Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin.
  • Rekisteri sijaitsee tietokoneessa, jonne pääsy asiattomilta on estetty.
  • Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa tiloissa.
  • Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.
  • Jäsenrekisterin tietoturvasta ja varmuuskopioinnista vastaa Emrone oy.

 

  1. Rekisteröityjen oikeudet:

Tarkastusoikeus
Jokaisella seurakuntalaisella on oikeus tarkastaa jäsenrekisteriin merkityt omat tietonsa. Omat tiedot voi tarkastaa seurakunnan toimistossa aukioloaikoina.

 

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella seurakuntalaisella on oikeus pyytää oikaisemaan virheelliset tiedot jäsenrekisterissä. Oikaisupyyntö tulee antaa seurakunnan toimistoon.

 

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet:

Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

Suoramarkkinointikielto
Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.

Poisto-oikeus
Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Lakisääteisiä tietoja ei ole mahdollista poistaa. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että henkilötietojasi käsitellessämme rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

 

  1. Evästeiden käyttö sivustolla

Seurakunnan nettisivusto, www.fohe.fi,  käyttää evästeitä, jotka ovat käyttäjän selaimeen tilapäisesti tallennettavia tietoja. Sivuston tallentamia evästeitä käytetään ainoastaan verkkopalvelun tekniseen toimittamiseen, kuten esimerkiksi sivustolle kirjautumiseen tai sivustolla näytettävän ponnahdusilmoituksen näyttämiseen käyttäjälle vain yhden kerran. Evästeen sisältämiä tietoja ei liitetä millään tavalla jäsen- tai asiakasrekisterin sisältämiin tietoihin.

Sivuston käyttäjämääriä tilastoidaan Google Analytics -palvelun avulla siten, että käyttäjien tiedot anonymisoidaan, eli käyttäjästä ei jää yksilöiviä tilastotietoja. Käyttäjä voi halutessaan estää Google Analyticsin käytön Googlen mainosasetukset -sivuilta.

Halutessaan käyttäjä voi estää evästeiden käytön kokonaan selaimensa asetuksista. Tällöin kaikki sivuston ominaisuudet eivät välttämättä toimi.

Forssan helluntaiseurakunta